ビジネスでカフェを利用するときのポイント!マナーや注意点は?

取引先の方との待ち合わせや商談のときに、カフェや喫茶店を使うことがあります。

会議室のようなシーンとした空間とは違って、カフェは周りの人の声が聞こえるので、自分にとっても相手にとっても話がしやすい環境です。

しかしビジネスにおいて利用する際には、普段とは違う相手への配慮が必要になってきます。最低限のマナーを知っておかないと、先方に失礼な人だと思われて商談どころではありません。

会社の外でも相手への敬意を込めたもてなしが出来たら、それはもう立派な社会人として取引もどんどん進められることでしょう。

今回は、ビジネスでカフェを利用する時のマナーと注意点をいくつかご紹介します。

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相手の立場になってカフェを選ぼう

まず気を付けなければならない事は、「場所選び」です。

先方から場所を指定してきた場合は考える必要がありませんが、こちらから場所を指定する際は、出来るだけ相手が商談のしやすい場所を確保しなければなりません。

カフェを選ぶときには、以下の6点が重要になってきます。

  • 先方が車で来られる場合は駐車場の確保をする
  • 徒歩であれば、駅から近いカフェを選ぶ
  • 賑やか過ぎると会話が止まってしまうので、落ち着いた雰囲気の場所にする
  • 資料が広げられる大きさのテーブルがあるか事前に確認しておく
  • 商談などで長く座ることを禁止しているカフェは避ける
  • 先方が喫煙者であれば、喫煙席を確保する

相手に配慮したカフェを選ぶことで、業務として成立するかどうかが変わってきます。

事前に現地へ行ってこれらのポイントが抑えられているか確かめておくと、当日慌てなくてすみますね。

カフェ店内での注意点は

当日は約束した時間よりも早めに到着して店内で待っていましょう

時間帯によっては混んでいて空席がない場合も考えられます。早めに行って確実に座席を確保しておきたいですね。できれば出入り口付近ではなく、端のゆっくり出来そうな席を選んでくださいね。

そしていよいよ、先方が来られた時からが勝負です。カフェでのマナーを順番にわかりやすく説明しますね。

相手が来店したら席を立つ

相手が来店したら席を立つというのは社内であっても当たり前のマナーですが、席を立って出迎えるという行為は相手への敬意にあたります。

座ったまま携帯を触っていたり電話をしていたりするのは、あなたの人柄を疑われる行為になります。カフェで待つタイミングから、携帯はカバンにしまって相手を迎える準備をしておきましょう。

先方が座る位置はどこがベスト?

座ってもらう位置は、「話を集中して聞いてもらえる壁ぎわ」が基本です。いわゆる上座席ですね。

そばに壁があると会話が聞きとりやすくなるため、営業マンはお客様には壁ぎわに座ってもらうことが会社で教育されているそうですよ。

これを参考にして、先方には上座である壁ぎわに座ってもらいましょう。

座る順番としては「相手に壁際へ座ってもらってから、手前に座る」というのがルールです。

ただし座席によって、日差しが気になったり人の出入りが気になったりする場合もありますので、この場合は「上座席」ではなく「相手が快適に過ごせる席」に案内しましょう。

その際にはひとこと伝えておくと、相手に失礼なく席についてもらうことができます。

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カフェで注文するメニューは?

カフェに入店すると店員が注文を取りに来ます。先に入店した場合でも、先方が来るまでは注文せずに待っていましょう

先方が注文したものと同じものを注文することがビジネスマナーです。

またビジネスにおいてのカフェは、「食事の場」ではありません。バナナジュースやメロンフロートのような、ビジネスにふさわしくないメニューは注文しないようにしましょう

社会人として仕事の一環でカフェを利用するのですから、「コーヒー」「紅茶」といった定番の飲み物がベストですね。

会話や振る舞い方のマナー

カフェは周囲に会話内容が聞こえる環境ですから、会話内容や振る舞い方にも注意が必要です

内容によっては「金額」や「機密事項」など聞かれては困る情報も出てきますよね。このような場面になったらメモ帳を利用して口頭ではなく文字で伝えることも、相手への配慮につながります。

また先方が会話を聞き取りにくそうにしている時には、何回も同じことを言うと声が大きくなってしまい相手に不快な思いをさせてしまいます。ここでもメモに書いて伝えることで会話が止まらず進められます

このような時のために日頃からメモは持ち歩くようにしておくことは、社会人としてのエチケットですよね。

カフェの雰囲気を活かしてメリハリのある商談をしよう

カフェでの商談や打ち合わせは、カジュアルな雰囲気の中で会話が進みやすい反面、様々なマナーがあるので注意を払わなければなりません。

しかし、これらのマナーを心得ておくことで、相手への敬意が伝わり信頼関係が生まれ、やがて評価へとつながって社会人としてのスキルも上がることでしょう

また、カフェは食事もできる場所です。

先方から一緒に「食事をしよう」とお誘いを受けたら、距離を縮める絶好のチャンスとなります。雑談も交えながら相手の話を聞いていくうちに、新たな商機を発見できるかも知れません。

あなたにとって「カフェ」を「絶好の商談場所」に変えて、これからも飛躍してくださいね。

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